การประเมินค่าOA
ผู้บริหารสำนักงานต้องทำการประเมินค่าของระบบ OA เช่นเดียวกับการประเมินค่าของ ระบบงานอื่นๆ เพื่อระบุว่า การจัดทำระบบ OA บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการได้หรือไม่ ดีเพียงใด และมีประโยชน์มากน้อยอย่างไรให้พิจารณาจากคุณค่าของระบบคอมพิวเตอร์ใน OA ที่มีคุณประโยชน์ดังต่อไปนี้
มีการช่วยเหลืออย่างสาเหตุสมผล เพื่อการแก้ปัญหาข้อมูลและปัญหาในการประมวลผลของผู้ใช้
มีการควบคุมการจัดเตรียมข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
มีการชี้แจงและนับแหล่งเอกสารทั้งหมดของข้อมูล
มีกระบวนการมาตรฐานเพื่อส่งคืนเอกสารจากต้นเรื่อง
ผลลัพธ์ที่ได้บรรลุเป้าหมายของระบบ
จัดทำตารางเวลาการทำงานมีความสมเหตุสมผลอันจะช่วยสร้างขวัญกำลังใจพนักงาน
มีต้นทุนกระบวนการปฏิบัติของข้อมูลลดต่ำลง
มีการควบคุมข้อมูลที่เก็บในเครื่องคอมพิวเตอร์อย่างเข้มงวดบางครั้งผู้บริหารอาจส่งข้อมูลให้แหล่งภายนอก(outsourcing) ปฏิบัติการด้านข้อมูลสารสนเทศ ซึ่งอาจเป็นเพราะบริษัทไม่มีความสะดวกเพียงพอในการจัดการด้านข้อมูล ซึ่งมีข้อดีในการจ้างแหล่งภายนอก คือ ไม่ต้องลงทุนจำนวนมากในเรื่องคอมพิวเตอร์ งานมีความถูกต้อง ประหยัดเวลาทำงานข้อมูล เพราะแหล่งภายนอกมีความชำนาญมากกว่า ได้รับความสะดวก ไม่เสียค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาระบบและไม่ต้องกังวลกับปัญหาความปลอดภัย ทั้งนี้จะใช้วิธีใดก็แล้วแต่นโยบายและวัตถุประสงค์หลักในการบริหารสำนักงานของแต่ละองค์การ
วันนี้ขอเอาหลักหลักเกณฑ์ในการพิจารณาเลือกใช้ระบบห้องสมุดอัตโนมัติโดยนำข้อมูลมาจากเว็ปไซด์แห่งหนี่ง ซึ่งหลักเกณฑ์ที่ใช้พิจารณาระบบนั้นมีคณะกรรมการพิจารณาระบบห้องสมุดอัตโนมัติ 10คน ของที่ทำงานแห่งหนึ่งโดยเกณฑ์การพิจารณาคะแนน จะดูจากรายละเอียดและการประเมินระดับคะแนน ดังคุณสมบัติด้านล่างนี้
1. ระบบงานจัดหา (Acquisition)1.1 สามารถจัดการด้านงบประมาณและการจัดซื้อ ทวงถามศูนย์หนังสือได้ 1.2 จัดการ ควบคุมรายการและติดต่อสื่อสารผู้จำหน่ายร้านค้า1.3 สามารถตรวจสอบรายการสั่งซื้อโดยการแก้ไขได้ก่อนการสั่งซื้อ 1.4 จัดการเกี่ยวกับอัตราการแลกเปลี่ยนเงิน 1.5 สามารถสร้างระบบความปลอดภัยในโมดูลได้ 1.6 กำหนดสิทธิ์และอนุญาตให้เฉพาะบุคคลได้2. ระบบงานวิเคราะห์หมวดหมู่และลงรายการ (Cataloging)2.1 บันทึกรายการบรรณานุกรมได้ในรูป MARC และ Non- MARC 2.2 สามารถเพิ่
ม ลด แก้ไข Tag, Subfield ใน MARC ได้2.3 เชื่อมต่อกับระบบ Thesauri ได้จากหน้าจอ Catalog 2.4 สนับสนุนการแลกเปลี่ยนข้อมูลในรูปแบบ MARC มาตรฐานได้2.5 จัดเก็บรายละเอียดสารสนเทศฉบับสมบูรณ์ให้อยู่ในรูปข้อมูลอิเล็คทรอนิกส์ฯ 2.6 สามารถป้อนข้อมูลจากสื่อต่าง/สื่ออิเล็คทรอนิกส์มาอยู่ในรูปแบบ MARC2.7 มีระบบ Authority Control ตรวจสอบรายการผู้แต่ง หัวเรื่องให้เป็นมาตรฐาน3. ระบบงานบริการยืม-คืน (Circulation)3.1 สามารถกำหนดระเบียบการยืม-คืนวัสดุห้องสมุดได้ตามประเภทสมาชิก3.2 สามารถกำหนดเวลาการยืมวัสดุแต่ละประเภทได้ 3.3 สามารถเก็บประวัติรายละเอียดการยืมของสมาชิกแต่ละคนได้ 3.4 สามารถดูรายการยืมและรายการจองของตนเองผ่านอินเทอร์เน็ต 3.5 สามารถกำหนดปฎิทิน เพื่อจัดการเรื่องกำหนดวันส่งได้ 3.6 สามารถจัดการเกี่ยวกับค่าปรับ 3.7 สามารถจัดการเกี่ยวกับการยืมวัสดุห้องสมุดในช่วงเวลาสั้นได้3.8 สามารถจัดการเกี่ยวกับการยืม-คืนวารสารในลักษณะ In-House-Use 3.9 สามารถพิมพ์รายงานและสถิติได้ตามความต้องการคุณลักษณะของระบบงานบริการยืม-คืน (Circulation) 1) กลุ่มผู้ใช้เป็นทั้งแบบ National และ Local 2) สามารถทำการยืม-คืน โดยใช้ระบบบาร์โค้ดหรือเลข ID ของสมาชิกห้องสมุด 3) สามารถแสดงข้อมูลรายละเอียดของผู้ใช้บริการได้ 4) สามารถทำการคำนวณเงินค่าปรับได้โดยอัตโนมัติ4. ระบบงานวารสารและเอกสาร (Serial Control)4.1 สามารถใช้ข้อมูล Vendor ร่วมกัน 4.2 สามารถสร้างรายการ Holding วารสารและให้แสดงผลที่ OPAC 4.3 สามารถตรวจสอบสถานะของวารสารแต่ละรายชื่ออยู่ในสถานะใด4.4 สามารถจัดระบบควบคุมและคำนวณค่าใช้จ่าย ค่าบอกรับวารสาร ทำบัญชีวารสาร 4.5 สามารถออกจดหมายทวงวารสาร ไปยังผู้จัดจำหน่ายหรือตัวแทนได้5. ระบบงานสืบค้นรายการทรัพยากร (Online Public Access Catalog)5.1 สนับสนุนการทำงานแบบ Internet Web Clients 5.2 สามารถสืบค้นข้อมูลได้หลายรูปแบบ โดยค้นจากชื่อผู้แต่ง นิติบุคคล ชื่อเรื่อง หัวเรื่อง เลขเรียกหนังสือและคำสำคัญ5.3 สามารถสืบค้นแบบเทคนิคตรรกบูลีน 5.4 สามารถสืบค้นภาษาไทยและภาษาอังกฤษได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเรียง ลำดับอักษรตามพจนานุกรม 5.5 สนับสนุนการสืบค้นผ่านมาตรฐานโปรโตคอล Z39.506. อุปกรณ์สนับสนุนการทำงานบนเครือข่าย7. ความสามารถในการรองรับข้อมูลในอนาคต8. คุณสมบัติอื่นๆและนี่ก็คือคุณสมบัติที่ตั้งไว้แบบคร่าวๆ โดยให้คณะกรรมการลงคะแนนการลงคะแนนเริ่มจากการให้ตัวแทนของบริษัท demo ระบบให้คณะกรรมการชม หลังจากนั้นจึงนำคะแนนของคณะกรรมการทุกคนมารวมกัน แล้วพิจารณาคุณสมบัติที่ผ่านตามเกณฑ์
รูปภาพประกอบ ห้องสมุดของประเทศอินเดียที่ทำการปรับปรุง จัดทำฐานข้อมูลและระบบห้องสมุดศูนย์สกฤตศึกษาและจัดหมวดหมู่หนังสือตามระบบมาตรฐานสากล
จัดทำฐานข้อมูลและจัดระบบ หนังสือด้านภาษาสันสกฤต ห้องสมุดศูนย์สันสกฤตศึกษา (พ.ศ. 2544-ปัจจุบัน ได้ดำเนินการจัดระบบห้องสมุดศูนย์สกฤตศึกษาและจัดหมวดหมู่หนังสือตามระบบมาตรฐานสากล พร้อมกับจัดทำฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์เพื่อการสืบค้นหนังสือ โดยความร่วมมือจากอาจารย์ และนักศึกษาภาควิชาภาษาตะวันออก ระหว่างวันที่ 1 ตุลาคม 2544 – 30 พฤษภาคม 2545ในปัจจุบันยังมีหนังสือที่มีผู้บริจาคให้อย่างต่อเนื่อง
